دراپ باکس چیست و چگونه از آن استفاده کنیم

اگر به دنبال یک فضای ذخیره سازی برای فایل های خود در سطح اینترنت هستید، یکی از گزینه ها دراپ باکس DropBox می تواند باشد. اما دراپ باکس چیست و چه ویژگی هایی دارد؟ در واقع دراپ باکس یک بستر برای به اشتراک گذاری فایل ها و پوشه ها در اختیاکاربران خود قرار می دهد. اما برای اینکه به صورت دقیق بدانید که دراپ باکس چیست و چگونه باید از آن استفاده کرد در این مقاله همراه ما باشید.

دراپ باکس چیست ؟

دراپ باکس Dropbox ابزاری مبتنی بر ابر است که برای افراد و تیم ها ساخته شده است. این پلتفرم در حال حاضر یکی از برجسته ترین و معتبرترین سیستم اشتراک گذاری و ذخیره سازی جهان است. این پلتفرم عمدتا به کاربرانی که به دنبال تبادل رایگان داده در سطح اینترنت هستند اختصاص داده می شود. این پلتفرم با فن آوری ابری، دسترسی، ذخیره و بازیابی فایل ها را آسان تر می کند که می توان با استفاده از هر دستگاهی از آن استفاده کرد. شما می توانید پرونده های خود را بر روی دسک تاپ خود مدیریت کنید.

دراپ باکس به شما امکان می دهد از روی دسک تاپ، مک، اندروید، آی فون یا ویندوز فون خود به پرونده های خود در سرورهای امن دسترسی پیدا کنید. بیش از 500 میلیون نفر در سراسر جهان از دراپ باکس برای دسترسی به پرونده های خود از هرجایی استفاده می کنند و آن‌ها را با هر کسی به اشتراک می گذارند. زیرا این بستر تعداد پرونده هایی را که به اشتراک می گذارید یا تعداد افرادی که با آنها به اشتراک می گذارید محدود نمی کند.

تاریخچه دراپ باکس

ایده‌ اولیه‌ دراپ‌باکس در سال ۲۰۰۷ توسط درو هیوستن (Drew Houston) زمانی شکل گرفت که او به‌طور مداوم فلش‌مموری‌اش را فراموش می‌کرد و به‌دنبال راه‌حلی ساده برای همگام‌سازی فایل‌ها میان چند دستگاه بود؛ به همین دلیل، دراپ‌باکس را به‌عنوان یک سرویس ذخیره‌سازی ابری پایه‌گذاری کرد. در همان سال، آرش فردوسی، مهندس ایرانی آمریکایی، به او پیوست و با هم شرکت دراپ‌باکس را در سان‌فرانسیسکو تأسیس کردند.

در سال ۲۰۰۸، نسخه‌ اولیه‌ عمومی دراپ‌باکس در کنفرانس تکنولوژی Y Combinator معرفی شد و خیلی زود موردتوجه کاربران و سرمایه‌گذاران قرار گرفت. سادگی رابط کاربری، امکان همگام‌سازی آنی فایل‌ها و اشتراک‌گذاری آسان، باعث شد دراپ‌باکس به‌سرعت محبوب شود.

تا امروز، دراپ‌باکس از یک سرویس ساده‌ ذخیره‌سازی ابری، به بستری کامل برای همکاری تیمی و مدیریت فایل‌ها تبدیل شده است که بیش از ۷۰۰ میلیون کاربر در سراسر جهان دارد و همچنان به نوآوری در حوزه‌ی فضای ابری ادامه می‌دهد.

ویژگی های کلیدی Dropbox

دراپ‌باکس یکی از قدیمی‌ترین و پرکاربردترین سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری در جهان است که علاوه بر ذخیره فایل‌ها، امکانات متعددی برای اشتراک‌گذاری، همکاری گروهی و مدیریت محتوا ارائه می‌دهد. در ادامه، مهم‌ترین ویژگی‌های کلیدی این پلتفرم را مرور می‌کنیم:

• فضای ذخیره سازی رایگان
• امنیت رمزگذاری فایل ها و پرونده ها
• افزایش فضای ذخیره سازی در صورت نیاز
• قابلیت دسترسی از هر مکان و هر دستگاهی
• تهیه بکاپ و نسخه پشتیبان از داده ها و فایل ها
• اشتراک گذاری سریع  هر نوع پرونده و فایل با دیگر افراد
• اضافه کردن نظرات و کامنت به پرونده ها و فایل ها
• قابلیت ویرایش آنلاین فایل های آفیس
• قابلیت همگام سازی فای های  انتخابی برای صرفه جویی در فضا
• قابلیت سفارشی سازی اعلان های دراپ باکس

همگام‌سازی سریع و خودکار فایل‌ها (File Syncing)

Dropbox امکان همگام‌سازی بلادرنگ (Real-time Sync) فایل‌ها را بین چند دستگاه فراهم می‌کند. به‌محض ایجاد، ویرایش یا حذف فایل در یک دستگاه، تغییرات به‌صورت خودکار در سایر دستگاه‌ها نیز اعمال می‌شود.

پشتیبانی از چند پلتفرم (Cross-Platform Compatibility)

دراپ‌باکس با سیستم‌عامل‌های مختلفی مانند ویندوز، macOS، لینوکس، اندروید و iOS سازگار است؛ این سازگاری امکان دسترسی به فایل‌ها از هر دستگاهی را فراهم می‌کند.

اشتراک‌گذاری آسان و امن فایل‌ها (Secure File Sharing)

کاربران می‌توانند به‌راحتی فایل‌ها یا پوشه‌های خود را از طریق لینک‌های اشتراک‌گذاری در اختیار دیگران قرار دهند. این لینک‌ها می‌توانند با تنظیمات امنیتی مانند رمز عبور، تاریخ انقضا یا سطح دسترسی (خواندن، ویرایش) همراه شوند.

امکان بازیابی فایل و نسخه‌های قدیمی (File Recovery & Version History)

دراپ باکس به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌های حذف‌شده یا نسخه‌های قبلی آن‌ها را تا ۳۰ روز (و در برخی پلن‌ها حتی تا ۱۸۰ روز) بازیابی کنند؛ این قابلیت برای جلوگیری از حذف ناخواسته یا بازگردانی اطلاعات بسیار کاربردی است.

ادغام با ابزارهای شخصی و حرفه‌ای

دراپ باکس به‌صورت بومی با ابزارهایی مانند مایکروسافت آفیس آنلاین، گوگل ورک‌اسپیس، زوم، اسلک و ترلو ادغام می‌شود؛ این ادغام‌ها فرایند همکاری تیمی و مدیریت پروژه را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کنند.

امکان استفاده آفلاین

کاربران می‌توانند فایل‌ها یا پوشه‌های خاصی را برای دسترسی آفلاین نشانه‌گذاری کنند؛ این ویژگی، به‌ویژه در سفر یا در مناطقی با دسترسی محدود به اینترنت، بسیار مفید است.

پوشه اشتراکی تیمی (Shared Team Folders)

در پلن‌های تجاری و تیمی، دراپ‌باکس امکان ایجاد پوشه‌های اشتراکی را می‌دهد که اعضای تیم با سطوح دسترسی مشخص می‌توانند در آن به همکاری و تبادل فایل بپردازند.

امنیت پیشرفته داده‌ها

دراپ باکس از رمزنگاری AES-256 بیت برای ذخیره‌سازی فایل‌ها و رمزنگاری TLS در هنگام انتقال داده‌ها استفاده می‌کند؛ همچنین قابلیت‌هایی مانند احراز هویت دومرحله‌ای (2FA) و هشدارهای امنیتی نیز برای افزایش ایمنی حساب‌ها در دسترس هستند.

Dropbox Paper

ابزار داخلی دراپ‌باکس برای مدیریت یادداشت‌ها و همکاری تیمی است. Dropbox Paper امکان ایجاد، ویرایش و اشتراک‌گذاری مستندات متنی را در یک محیط ساده و مشترک فراهم می‌کند، مشابه Google Docs اما با تمرکز بر تیم‌ها.  

مزایای استفاده از دراپ باکس

دراپ‌باکس تنها یک فضای ذخیره‌سازی ابری نیست؛ بلکه یک پلتفرم جامع برای مدیریت فایل‌ها، همکاری گروهی و امنیت داده‌ها است. مزایای این سرویس، آن را به یکی از محبوب‌ترین گزینه‌ها برای کاربران شخصی، تیم‌ها و شرکت‌ها در سراسر جهان تبدیل کرده است. در ادامه مهم‌ترین مزایای این سرویس را آورده‌ایم:

همگام‌سازی لحظه‌ای میان تمام دستگاه‌ها

یکی از مهم‌ترین مزایای دراپ‌باکس، توانایی در همگام‌سازی آنی فایل‌ها میان دستگاه‌های مختلف است. زمانی که فایلی را روی لپ‌تاپ خود ویرایش می‌کنید، همان تغییر بلافاصله در گوشی هوشمند، تبلت یا هر دستگاه متصل دیگر نیز اعمال می‌شود؛ این ویژگی بر پایه‌ معماری ابری توزیع‌شده‌ دراپ‌باکس طراحی شده و نه‌تنها موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود، بلکه احتمال بروز خطای ناشی از نسخه‌های متفاوت فایل را از بین می‌برد.

اشتراک‌گذاری فایل‌ها با کنترل کامل روی سطح دسترسی

دراپ‌باکس امکان اشتراک‌گذاری فایل و پوشه را از طریق لینک فراهم می‌کند؛ بدون نیاز به ارسال مستقیم فایل. اما مزیت اصلی این قابلیت در تنظیم دقیق سطح دسترسی نهفته است: شما می‌توانید تعیین کنید که دریافت‌کننده صرفاً فایل را ببیند، یا بتواند ویرایش و نظر ثبت کند؛ همچنین با افزودن رمز عبور یا تاریخ انقضا برای لینک، امنیت اشتراک‌گذاری به‌طرز چشمگیری افزایش می‌یابد. این سطح از کنترل، در سرویس‌های رایج کمتر دیده می‌شود.

ذخیره نسخه‌های قبلی و قابلیت بازیابی فایل‌های حذف‌شده

دراپ‌باکس از تمام فایل‌هایی که در حساب شما ویرایش یا حذف می‌شوند، نسخه‌هایی ذخیره می‌کند. در حساب‌های رایگان، این نسخه‌ها تا ۳۰ روز و در حساب‌های حرفه‌ای یا تیمی تا ۱۸۰ روز نگهداری می‌شوند؛ بنابراین اگر به‌اشتباه فایلی را پاک یا نسخه‌ای نادرست را ذخیره کردید، به‌راحتی می‌توانید آن را به حالت قبلی برگردانید؛ این ویژگی برای فریلنسرها، نویسندگان، برنامه‌نویسان و کسب‌وکارها حیاتی است.

امکانات پیشرفته برای همکاری تیمی و پروژه‌های مشترک

با رشد نیاز به همکاری راه دور، دراپ‌باکس ابزارهای متعددی را برای همکاری بلادرنگ ارائه داده است؛ ازجمله آن‌ها می‌توان به Dropbox Paper برای یادداشت‌نویسی مشترک و همچنین یکپارچگی با ابزارهایی مانند اسلک، زوم، گوگل‌داکس، مایکروسافت آفیس اشاره کرد؛ این یکپارچگی به اعضای تیم اجازه می‌دهد در محیطی متمرکز، هم‌زمان روی اسناد کار کنند، فایل ارسال کنند یا جلسات برگزار کنند.

امنیت سطح بالا با رمزنگاری و احراز هویت چندلایه

امنیت یکی از نقاط قوت دراپ‌باکس است. تمام داده‌ها در حین انتقال با پروتکل‌های TLS/SSL و در حالت ذخیره با رمزنگاری ۲۵۶ بیتی AES محافظت می‌شوند؛ همچنین کاربران می‌توانند احراز هویت دومرحله‌ای (2FA) را فعال کنند تا از دسترسی‌های ناخواسته جلوگیری شود. دراپ‌باکس همچنین ممیزی‌های امنیتی دوره‌ای را اجرا می‌کند و زیرساخت ابری آن مطابق با استانداردهای بین‌المللی مانند ISO 27001 و SOC 2 Type II است.

مدیریت هوشمند فضای ذخیره‌سازی با Smart Sync

قابلیت Smart Sync به شما این امکان را می‌دهد که فایل‌ها را در فضای ابری نگه دارید؛ ولی نام و ساختار آن‌ها را روی دسکتاپ ببینید، بدون آن‌که فضای فیزیکی هارد دیسک‌تان را اشغال کنند. زمانی که به فایلی نیاز دارید، تنها با یک کلیک آن را بارگیری می‌کنید؛ این ویژگی به‌ویژه برای کاربران لپ‌تاپ با فضای محدود، بسیار کارآمد است.

پشتیبانی از فایل‌های حجیم و بدون افت کیفیت

دراپ‌باکس به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌هایی با حجم بالا (حتی تا ۲ گیگابایت در حساب‌های رایگان و بیش از ۱۵ ترابایت در حساب‌های حرفه‌ای) را آپلود و به‌اشتراک بگذارند، بدون آن‌که فشرده‌سازی یا کاهش کیفیت روی آن‌ها اعمال شود؛ این موضوع برای طراحان، تدوینگران و کسانی که با فایل‌های ویدیویی یا پروژه‌های حجیم کار می‌کنند، اهمیت زیادی دارد.

نقاط ضعف دراپ باکس (Dropbox)

با وجود آن‌که دراپ‌باکس یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری در جهان است و به‌خاطر رابط کاربری ساده، همگام‌سازی سریع و سازگاری با پلتفرم‌های مختلف شناخته می‌شود، اما همچنان دارای نقاط ضعفی است که کاربران پیش از انتخاب آن باید مدنظر قرار دهند:

فضای رایگان محدود

برخلاف برخی رقبا مانند گوگل درایو یا وان‌درایو که فضای ذخیره‌سازی رایگان بیشتری در اختیار کاربران قرار می‌دهند، دراپ‌باکس تنها ۲ گیگابایت فضای رایگان ارائه می‌کند. این مقدار، برای کاربران عادی یا تیم‌های کوچک، در مدت‌زمان کوتاهی پر می‌شود و آن‌ها را مجبور به ارتقای حساب می‌کند.

هزینه بالا در مقایسه با رقبا

پلن‌های پولی دراپ‌باکس نسبت به خدمات مشابه در دیگر سرویس‌های ابری، هزینه‌ بالاتری دارند؛ به‌ویژه برای کاربرانی که تنها به فضای ذخیره‌سازی بیشتر نیاز دارند و از سایر امکانات حرفه‌ای استفاده نمی‌کنند. برای مثال، طرح شخصی با ۲ ترابایت فضا، ممکن است برای بسیاری از کاربران خانگی بیش از حد نیاز و پرهزینه باشد.

امکانات محدود در نسخه رایگان

در نسخه رایگان، امکاناتی نظیر تاریخچه نسخه‌ها (Version History)، بازیابی فایل‌های حذف‌شده و پشتیبانی حرفه‌ای به‌شدت محدود هستند؛ این موضوع باعث می‌شود کاربران رایگان در مواقع بحرانی مانند حذف اشتباه فایل یا بازگردانی نسخه‌های قدیمی با مشکل مواجه شوند.

عدم رمزگذاری سرتاسری (End-to-End Encryption)

برخلاف برخی سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری که از رمزگذاری سرتاسری بهره می‌برند، دراپ‌باکس تنها فایل‌ها را در حالت انتقال و حالت ذخیره‌سازی رمزنگاری می‌کند؛ این بدان معناست که شرکت دراپ‌باکس به‌صورت بالقوه امکان دسترسی به محتوای فایل‌ها را دارد که برای کاربران حساس به حریم خصوصی، یک نگرانی مهم محسوب می‌شود.

مصرف نسبتاً بالا از منابع سیستم

اپلیکیشن دسکتاپ دراپ‌باکس، به‌ویژه در زمان همگام‌سازی فایل‌های حجیم یا پوشه‌های بزرگ، ممکن است مقدار قابل‌توجهی از منابع سیستم (CPU و RAM) را مصرف کند؛ این مسئله در سیستم‌های قدیمی‌تر می‌تواند باعث کندی یا اختلال در عملکرد شود.

نبود رمزگذاری صفر دانشی (Zero-Knowledge Encryption)

دراپ‌باکس از رمزگذاری صفر دانشی برای حساب‌های شخصی پشتیبانی نمی‌کند؛ این بدان معناست که در تئوری، کارکنان این شرکت می‌توانند به داده‌های کاربران دسترسی داشته باشند، درحالی‌که بسیاری از سرویس‌های رقیب مانند Tresorit یا Sync.com چنین سطحی از امنیت را ارائه می‌دهند.

نبود قابلیت اسکن خودکار برای بدافزار

برخلاف برخی سرویس‌ها که به‌صورت پیش‌فرض فایل‌های آپلودی یا دانلودی را از نظر ویروس یا بدافزار بررسی می‌کنند، دراپ‌باکس چنین قابلیتی ندارد؛ این موضوع می‌تواند ریسک ورود فایل‌های آلوده به سیستم کاربران را افزایش دهد.

انواع حساب کاربری دراپ باکس DropBox

دراپ باکس دارای دو نوع حساب کاربری می باشد شخصی (individual) و گروهی (team). این حساب های کاربری با توجه به نیاز کاربران در نظر گرفته شده است و این امکان را می دهد تا مهمترین فایل ها را ذخیره و به اشتراک بگذارند. دارندگان حساب های شخصی به یک فضایی حدود 2 الی 3 ترابایت دسترسی خواهند داشت. در حالی که حساب های گروهی به فضایی حدود 5 ترابایت و بیشتر (بر اساس نیاز خود) می توانند دسترسی داشته باشند.

برای استفاده از این پلن ها باید حساب کاربری خود را شارژ کنید. برای شارژ حساب کاربری خود باید به روش های پرداخت بین المللی دسترسی داشته باشید. در صورتی که به هریک از این روش ها دسترسی ندارید می توانید از خدمات مجموعه ایرانیکارت بهره مند شوید.

طرح‌های سرویس دراپ باکس

دراپ‌باکس برای پاسخ‌گویی به نیازهای متنوع کاربران، پلن‌های مختلفی را ارائه می‌دهد؛ از حساب‌های شخصی رایگان گرفته تا طرح‌های حرفه‌ای و سازمانی. هر طرح با هدف مشخصی طراحی شده و امکانات متفاوتی در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

باتوجه‌به نیاز و مقیاس استفاده‌تان، می‌توانید از میان پلن‌های متنوع دراپ‌باکس گزینه مناسب را انتخاب کنید؛ از ذخیره‌سازی شخصی گرفته تا مدیریت فایل‌های سازمانی در سطح پیشرفته. هر پلن طراحی شده تا هم در سطح فردی و هم تیمی، امنیت و بهره‌وری شما را افزایش دهد.

نحوه استفاده از دراپ باکس

برای استفاده از دراپ‌باکس نیازی به تخصص خاصی نیست؛ این سرویس طوری طراحی شده که هم کاربران مبتدی و هم حرفه‌ای بتوانند به‌راحتی از آن بهره‌مند شوند. در ادامه مراحل راه‌اندازی و استفاده اولیه از دراپ‌باکس را قدم‌به‌قدم مرور می‌کنیم: